「個人情報保護法改正」に伴う各単位PTAでの取り扱いについて

【個人情報保護法の改正とPTA】
施行日平成29 年5 月30 日改正の内容
現在、適用除外とされている小規模事業者(保有する個人情報が5,000 人以下の小規模団
体)が、法改正により、「個人情報保護法」の対象となる。PTAは、小規模事業者では
ないが、「個人情報保護法」の定義•第二条—5 により、この対象となる可能性がある。
この法律において「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等を事業の用に供
している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。一国の機関二地方公共団体
三独立行政法人等(後略) 四地方独立行政法人五その取り扱う個人情報の量及び利用
方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定める者※五
は、改正で削除される。
PTAは、第5 項のどれにも当てはまらないため、今回の改正により対象となり、法律に
則り、個人情報を守る必要がある場合がある。
【個人情報保護法の5 つの基本】
① 個人情報を取得する時のルール個人情報を同に使うか、あらかじめ利用目的を特定
する。目的を決めて本人に伝える。
② 個人情報を利用する時のルール取得した個人情報は、特定した利用目的の範囲内で
利用する。その目的以外には使わない。
③ 個人情報を保管するルール個人情報をパソコンで管理したり、名簿等にまとめた場
合は、安全に管理する。電子ファイルであれば、パスワードの設定やウィルス対策
ソフトの利用。紙媒体であれば施錠できるところに保管する。
④ 個人情報を他人に渡す時のルール個人情報を他人(本人以外の第三者)に渡す場合
は、原則、本人の同意が必要。ただし、以下の場合等は、同意不要。
・法令に基づく場合(警察からの照会等) ・人命に関わる場合で本人からの同意を得
るのが困難な時。(災害等) ・業務を委託する場合。(商品配送のため、配送業者に
氏名・住所を渡す場合等)
⑤ 本人から個人情報の開示を求められた時のルール個人情報について本人から、開示
や訂正・削除を求められたら対応しなければならない。また、個人情報の利用目的
を問われたら、しっかりと答えなければならない。・「開示」:本人からの開示請求
があった場合は、原則として開示しなければならないが、例外として、開示しなくても
良い場合もある。(個人情報保護法28 条) ・「訂正」「削除」等:本人から「訂正」
「削除」等の請求に対しては、調査した上で、保有個人データの内容が真実でない事が
判明した場合に、「訂正」「削除」等をする。(個人情報保護法29 条)
【個人情報保護の取扱い】
[会員に利用目的を通知する] 会員の情報は、その利用目的を会員本人に知らせる(通知
する)ことが必要。なお、本人から書面で個人情報を取得する場合には、「あらかじめ」利
用目的を明示することが彩要。すでに取得している会員の情報がある場合は、利用目的を総
会や文書等で早めに会員に通知することが必要。みだりに、利用目的を変更したり、拡大
してはいけない。また、変更・拡大が生じた場合は、必す本人に知らせる(通知する)。
[管理の仕方を文書にする] 各単位PTAで管理の仕方を決め、詳細を「個人情報取扱規
則」として文書化し、規約等に定める。「個人情報取扱方法」を作成する場合の4 つのポイ
ント①取得する時は、取得する情報の内容を決める。会員から情報を取得する時は、氏名・
住所・電話番号•生年月日等の活動に必要な内容を決める。利用目的を本人に知らせる。
「この情報は00活動に利用します。」と目的をはっきり伝える。②利用するにあたって
その情報をどう利用するかを決めておく。この時、主な使途や内容を周知する。取得した情
報をどのように利用するのか、その内容•利用目的・提出先等あらかじめ決めて会員に知ら
せておくことが大切。く主な使途や内容>● PTAでどのような情報を持っているか。(氏
名・住所・電話番号等)●どのように利用しているか。(PTA活動・自治会活動の名簿作
成等) たとえば、以上のような内容を「個人情報取扱規則」の中で決め、会員には、総会
で年1回、新会員には文書提示することで周知を固る。③管理の方法として、情報の安全
な管理の仕方を決めておく。この時、分りやすい文書にしておく。大切な会員の情報は、適
正に管理する。PTAであらかじめ、情報を管理する人を決めておくと良いと思われる。必
要のなくなった情報を廃棄する時期も決めておくと良い。④情報の提供先(第三者)を決め
ておく。この時には、提供に同意されていることが必要。情報を第三者(自治会・近隣PT
A等)に提出する場合は、あらかじめ本人の同意が必要。法令に定める場合を除き、勝手
に個人データを渡してはいけない。
※ここまでの内容は、「個人情報保護法第四章個人情報取扱事業者の義務等」を参考にし
ています。
【これからの取り組み】
① 周知の時期
平成29 年5 月30 日から施行されているので、各単位PTAの総会に合わせ、そ
の旨を通知(または告知)する等、周知することが望ましい。
② 取り組みの方法
各単位PTAにて「個人情報取扱規則」を作成しておくことで、個人情報の管理方法が
明確になり、会員の理解と安心も得られると思われる。個人情報取扱規則の作成の中で、
取り扱いに関する詳細を決める。各単位PTAの実情に合わせて決めることが望ましい。

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